Người mới đi làm thường lúng túng, né tránh khi gặp xung đột với đồng nghiệp
Kỹ năng giải quyết xung đột nơi công sở là một trong những kỹ năng mềm cho học sinh, sinh viên và người đi làm cần trang bị sớm, nhưng lại là thứ gần như không ai dạy bạn trước ngày đầu tiên đi làm. Bạn ra trường với tấm bằng loại giỏi, có thêm vài chứng chỉ ngoại ngữ. Nhưng bạn chưa từng tập phản ứng khi ai đó phản bác thẳng ý tưởng của mình giữa cuộc họp.
Chúng tôi từng gặp không ít bạn trẻ như vậy. Tháng đầu đi làm, hễ bất đồng với đồng nghiệp là các bạn chọn im lặng cho qua.
Có bạn từng kể lại chuyện của mình: sếp giao chung một dự án cho hai người. Một bên muốn làm theo cách cũ vì thấy an toàn, bên kia lại muốn thử hướng mới. Không ai chịu nhường, cũng không ai dám nói thẳng. Kết quả là dự án trễ deadline gần một tuần, và cả hai đều nghĩ lỗi thuộc về người kia.
Né tránh kiểu này không làm mâu thuẫn biến mất. Nó chỉ tạm giấu đi. Rồi tích tụ dần, qua từng lần va chạm nhỏ tiếp theo.
Chúng tôi từng chứng kiến một trường hợp nặng hơn: hai nhân viên cùng phòng marketing bất đồng về cách viết nội dung quảng cáo. Người này im lặng bỏ qua. Người kia lại nghĩ đối phương đã đồng ý.
Ba tháng sau, mâu thuẫn nhỏ đó bùng lên thành một buổi họp căng thẳng. Trưởng phòng phải vào cuộc phân xử. Giá như ngay từ đầu hai bạn ngồi lại nói rõ quan điểm, mọi chuyện đã không đi xa đến vậy.
Đây cũng là lý do vì sao kỹ năng xử lý bất đồng nên được xem là kỹ năng mềm bắt buộc. Nó quan trọng ngang chuyên môn, khó lòng bỏ qua nếu muốn làm việc lâu dài.
Những nguyên tắc cơ bản khi giải quyết xung đột nơi công sở
Trước khi học cách xử lý một tình huống cụ thể, bạn cần nắm vài nguyên tắc nền tảng. Đây là những điều chúng tôi luôn nhắc trong các buổi tư vấn hướng nghiệp. Thiếu nó, mọi kỹ thuật xử lý phía sau đều khó phát huy.
- Giữ bình tĩnh trong những phút đầu tiên. Nói dễ hiểu là đừng phản hồi ngay lúc đang bực, hãy để cảm xúc lắng xuống rồi mới trao đổi.
- Tập trung vào vấn đề, không nhắm vào con người. Đang bàn deadline bị trễ thì cứ nói về deadline, đừng lôi chuyện thái độ ra chê trách.
- Lắng nghe hết câu trước khi phản bác. Nhiều xung đột nơi công sở bắt nguồn từ việc cả hai cùng nói, không ai chịu nghe.
Giữ bình tĩnh trước khi phản hồi
Nguyên tắc đầu tiên nghe đơn giản nhưng lại khó làm nhất. Não bộ khi tức giận thường phản ứng theo bản năng. Dân gian hay gọi là “được ăn cả, ngã về không” — tức muốn cãi tới cùng, hoặc muốn bỏ chạy khỏi cuộc trò chuyện. Cả hai cách đều không giúp giải quyết xung đột nơi công sở.
Chúng tôi khuyên các bạn mới đi làm tập cho mình phản xạ dừng lại vài giây trước khi trả lời. Ngay cả khi tin nhắn của đồng nghiệp khiến bạn khó chịu, cứ đọc lại một lần nữa rồi hẵng gõ phím. Đây cũng là một kỹ năng mềm nên trang bị song song với chuyên môn.
Bạn có thể tham khảo thêm những kỹ năng cần trang bị khi làm việc tại doanh nghiệp. Nó giúp bạn chuẩn bị toàn diện hơn, trước khi bắt đầu công việc mới.
Thống nhất yêu cầu công việc rõ ràng ngay từ đầu
Một dạng xung đột nơi công sở khác cũng rất phổ biến. Đó là mâu thuẫn vì hai bên không thống nhất yêu cầu công việc ngay từ đầu. Chúng tôi từng tư vấn cho một bạn mới vào làm ở vị trí kinh doanh. Bạn ấy phụ trách phối hợp với bộ phận kỹ thuật để triển khai một website bán hàng mới cho công ty.
Bên kinh doanh muốn giao diện bắt mắt, chốt đơn nhanh. Bên kỹ thuật lại ưu tiên tốc độ tải trang, dễ quản trị nội dung. Không ai sai cả.
Nhưng vì thiếu một buổi họp thống nhất mục tiêu ngay từ đầu, mọi chuyện dần rối lên. Hai bên liên tục chỉnh sửa qua lại, ai cũng thấy mình đúng.
Cách các đơn vị chuyên nghiệp thường làm là chốt yêu cầu bằng văn bản, trước khi bắt tay vào việc. Giống như quy trình thiết kế website bán hàng MONA vẫn áp dụng. Họ luôn ngồi lại với khách hàng, thống nhất mục tiêu, tính năng, phong cách thiết kế trước khi triển khai.
Cách này giúp tránh phát sinh tranh cãi giữa chừng. Nguyên tắc đó áp dụng được cho bất kỳ dự án nội bộ nào, không riêng việc làm website.
Lắng nghe trọn vẹn, không ngắt lời
Nguyên tắc thứ ba là lắng nghe trọn vẹn. Nghe tưởng dễ, nhưng ai cũng từng phạm phải. Khi đồng nghiệp đang nói, chúng ta hay tranh thủ nghĩ câu trả lời trong đầu, thay vì nghe hết ý của họ.
Kết quả là phản hồi lệch trọng tâm, khiến người kia cảm thấy không được tôn trọng. Tập lắng nghe chủ động, không ngắt lời, thỉnh thoảng nhắc lại ý vừa nghe bằng lời của mình. Đó là cách nhanh nhất để hai bên thấy được tôn trọng thật sự.
Cách rèn luyện kỹ năng giải quyết xung đột hiệu quả cho người mới đi làm
Rèn kỹ năng mềm cho học sinh, sinh viên và người đi làm từ sớm
Biết nguyên tắc là một chuyện. Phản xạ đúng lúc xung đột nổ ra lại là chuyện khác. Nhiều bạn hỏi chúng tôi nên bắt đầu rèn luyện từ đâu.
Nhất là các bạn sắp ra trường, chưa từng va chạm môi trường công sở thật sự. Chúng tôi từng gợi ý hướng chuẩn bị này trong bài cách chuẩn bị kỹ năng trước khi bước vào môi trường doanh nghiệp. Kỹ năng xử lý bất đồng cũng nằm trong nhóm cần tập trước, không đợi va vấp rồi mới học.
Chủ động trao đổi trực tiếp thay vì im lặng chịu đựng
Có một bạn học viên cũ của chúng tôi, mới vào làm vị trí content cho một công ty giáo dục. Buổi họp đầu tiên, bạn ấy bị trưởng nhóm phê bình khá gắt trước cả phòng. Bạn ấy tủi thân, định nộp đơn nghỉ ngay hôm sau.
Nhưng thay vì im lặng, bạn chọn cách xin gặp riêng trưởng nhóm vào cuối ngày. Bạn hỏi thẳng: “Chị góp ý em vậy, cụ thể em cần sửa ở chỗ nào?”.
Câu hỏi đơn giản đó mở ra một cuộc trò chuyện dài hai mươi phút. Trưởng nhóm thừa nhận cách góp ý trước đó hơi gay gắt, vì đang áp lực deadline. Mâu thuẫn được gỡ ngay trong ngày, thay vì âm ỉ cả tuần. Đó là ví dụ rõ nhất: chủ động trao đổi trực tiếp luôn hiệu quả hơn im lặng chịu đựng.
Tìm giải pháp cùng có lợi (win-win)
Cách rèn luyện thứ hai nằm ở tư duy tìm giải pháp cùng có lợi, hay còn gọi là “win-win”. Nói dễ hiểu là cả hai bên đều nhận được thứ mình cần, dù không trăm phần trăm như mong muốn ban đầu. Với người mới đi làm, thói quen thường thấy là cố chứng minh mình đúng, đối phương sai. Chúng tôi khuyên nên đổi câu hỏi trong đầu, từ “ai đúng” sang “làm sao để cả hai cùng làm việc được”.
Ví dụ hai đồng nghiệp bất đồng về deadline. Một người muốn ưu tiên chất lượng, cần thêm ba ngày. Người kia áp lực từ khách hàng, muốn giao đúng hạn.
Giải pháp cùng có lợi có thể là giao bản nháp đúng hạn, kèm cam kết bản hoàn chỉnh sau ba ngày. Không ai phải nhượng bộ hoàn toàn, khách hàng vẫn có thứ để xem đúng lúc. Kỹ năng đàm phán kiểu này gần với kỹ năng dịch vụ khi làm việc với khách hàng, đối tác.
Đó cũng là điều chúng tôi từng chia sẻ. Cả hai đều dựa trên một nguyên lý: hiểu nhu cầu thật sự của đối phương, trước khi đưa ra đề xuất.
Tránh gộp nhiều bức xúc cũ vào một lần nói chuyện
Sai lầm chúng tôi thấy nhiều bạn mắc phải nhất là gộp luôn nhiều bức xúc cũ vào một lần nói chuyện. Kiểu như “nhân tiện nói luôn, lần trước anh cũng…”. Cách này khiến cuộc trao đổi lạc đề. Đối phương cảm thấy bị dồn vào chân tường, thay vì được góp ý xây dựng.
Mẹo chúng tôi hay hướng dẫn: mỗi lần chỉ nói một vấn đề. Viết ra giấy hai, ba câu chính muốn truyền đạt, trước khi vào cuộc họp riêng. Cách này giúp bạn không bị cảm xúc cuốn đi giữa chừng.
Kỹ năng này cũng cần thời gian để ngấm. Đừng kỳ vọng lần đầu áp dụng đã suôn sẻ ngay. Có bạn từng thử hỏi thẳng đồng nghiệp, nhưng cách diễn đạt còn vụng, khiến cuộc trò chuyện căng hơn dự tính.
Không sao cả, cứ rút kinh nghiệm cho lần sau. Nói chậm hơn, chọn đúng thời điểm cả hai đều rảnh, không đang bực bội chuyện khác.
Điều đọng lại sau mỗi lần xử lý ổn thỏa một xung đột nơi công sở
Không ai đi làm mà tránh được xung đột hoàn toàn, kể cả những người đã có mười năm kinh nghiệm. Khác biệt nằm ở chỗ người có kỹ năng biết dừng đúng lúc, hỏi đúng câu. Họ không để một bất đồng nhỏ kéo dài thành ác cảm âm thầm giữa hai đồng nghiệp.
Trang bị kỹ năng mềm về giải quyết xung đột giúp người mới đi làm xử lý bất đồng khéo léo hơn. Mỗi ngày làm việc, nhờ vậy cũng chuyên nghiệp và nhẹ nhàng hơn.
Với các bạn mới đi làm, chúng tôi chỉ có một lời khuyên thực tế. Lần tới, khi thấy mình sắp né tránh một cuộc trò chuyện khó, hãy thử chủ động xin năm phút riêng với người liên quan.
Nói đúng vấn đề đang vướng, rồi cùng tìm một hướng cả hai chấp nhận được. Chỉ cần làm được điều này vài lần, phản xạ xử lý xung đột sẽ tự nhiên hơn rất nhiều. Không cần chờ ai dạy thêm một khóa học nào cả.
Suy cho cùng, kỹ năng mềm cho học sinh, sinh viên và người đi làm không tự nhiên mà có, mà cần được rèn luyện qua từng lần đối diện với xung đột thực tế.
